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【自社メモ】「顧客ポータル」のサービス別(Zoho CRM・クリエーター・インボイス)のメリット・デメリット解説。

Zoho CRM

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Zohoサービスにおける顧客ポータル機能

今回は、Zohoサービスにおける「顧客ポータル機能」(ユーザーが自らでIDとパスワードでログインし、データを編集・追加・削除すること)について考察する。今回も自社における別サービス(BtoC)での実際の利用や導入支援時で、理解した内容を、自社内の備考録を踏まえて、共有できればと考えた。前提としてZoho Oneユーザーを対象としているが、今回の記事での顧客ポータルは以下の3サービスについてまとめる。

  • 1.Zoho CRM
  • 2.Zohoクリエーター
  • 3.Zohoインボイス
Zoho CRMに顧客ポータル機能が付与された。プランはエンタープライズ以上で「マルチユーザーポータル」と記載

まずは、Zoho CRMの顧客ポータル機能から

まず、昨年末ぐらいから突然登場したZoho CRMの顧客ポータル機能。従来は、顧客ポータルといえば「Zohoクリエーター」のみみたいなイメージだったが、CRMにもエンタープライズ以上(Zoho One対象)で利用が可能となった。そこでZoho CRMの顧客ポータルについて見ていきたいと思う。

場所:設定>「ポータルのユーザー」
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基本的な仕様の理解は、Zohoジャパンのブログが丁寧に記載しているのでこちらを参照。加えて、公式のページはこちら。

上記のブログに記載している通り、デフォルト(初期値)での顧客ポータル上で共有できるタブは以下となる。

  • 「連絡先」
  • 「商談」
  • 「商品」
  • 「見積書」
  • 「受注書」
  • 「発注書」
  • 「請求書」
  • 「問い合わせ」
「連絡先」タブが基本のマスター・レコードとなり、そこからデフォルトで紐付いているタブ(モジュール)が顧客ポータルで共有可能という位置づけ。

デフォルト・タブ以外でも顧客ポータルとして共有は可能

上記に記載しているデフォルトのタブ以外でも顧客ポータル上での共有は可能だ。例えば「見込み客」や「取引先」などは、共有の対象外となっているが、連絡先とルックアップさせることで、顧客ポータルでの共有の対象範囲内となる。加えて、カスタムタブも同様に、連絡先タブからルックアップで紐付ければ、顧客ポータルで共有することが可能だ。

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ルックアップでタブを紐付ければ「取引先」やカスタムタブなどでも共有可能。

しかし、ルックアップで紐づけたタブは顧客側からの編集に制限がかかる。

実際にカスタムタブを顧客ポータル内で共有したものの、こちら側が作成したレコードを、顧客ポータル内のユーザーが編集できない(「権限がありません」というアラート)問題が生じた。それを確認した所、以下の回答がZoho社より連絡があった。

This is regarding edit permission with portal, you will be able to edit contact, but account or any custom module cannot be edited, if portal user create any record in accounts or custom module they can edit it. If you have created a record portal user can only view it.

上記の内容を要約すると、ポータルのユーザーは、連絡先タブは編集できるものの、ルックアップで紐づけた取引先タブやカスタムタブは、編集することができない。可能な方法としては、顧客ポータルのユーザーが自身で作成したレコードについては、編集が可能となるのみであるということ。

ルックアップで紐づけたタブの共有は可能だが、こちら側で作成したレコードを顧客ポータルのユーザーは編集はできない(閲覧のみ)。

Zoho CRMの顧客ポータルのまとめ

Zoho CRMが顧客ポータル機能をもつことで、非常に簡易に外部者とのデータ共有が可能となったが、デフォルト以外のタブにおいてカスタマイズを加えようとすると、編集で制限がかかる。特に、こちら側が作成したレコードを顧客ポータルのユーザーが編集できない(閲覧のみ)というのは、ポータル機能として、自社サービスの目的と合わないため、やはり「Zohoクリエーター」でゼロからアプリケーションを作ることにした。